В системе предполагаются два варианта процессов:
Процессы, формализуемые заранее при помощи алгоритма, проектируемого в визуальном редакторе блок-схем.
Процессы, формализовать которые заранее
не представляется возможным.
Для процесса заранее проектируется шаблон его алгоритма (в виде блок-схемы).
Для каждой стадии прохождения процесса определяются исполнители, а также правила существования, связанных с ней электронных документов.
Например, на Стадии A Исполнитель1 должен подготовить черновик договора, а на Стадии B Исполнитель2 должен завизировать его или отправить на доработку.
Исполнители, участвующие в процессе, определяются в шаблоне не поименно, а на уровне ролей или должностей.
По мере необходимости инициатор процесса, воспользовавшись таким типовым шаблоном, запускает его экземпляр .
Остальные участники процесса в момент наступления «своей» стадии получают уведомление в виде документа и обязаны на него прореагировать, таким образом переведя процесс в следующую стадию.
За каждой стадией процесса могут закрепляться любые документы (DOC, XLS и т.п.), актуальные для нее.
В системе также реализуется управление процессами, которые невозможно формализовать заранее в виде блок-схем, например:
В этих случаях порядок прохождения процесса строится самими исполнителями "на лету". Система при этом обеспечивает передачу ответственности между исполнителями, учитывает цепочку прохождения процесса, предоставляет возможность контроля прохождения процесса для его супервизора.
Входящие и внутренние документы вызывают так называемую «пирамиду ответственности». Каждый следующий адресат имеет возможность переадресовать корреспонденцию нескольким исполнителям на уровень ниже и его резолюция в этом случае будет оформлена после получения ответных резолюций.
В рамках документооборота Универсал обеспечивает хранение файлов любых типов в своей базе. Это могут быть скан-копии бумажных оригиналов или же электронные "офисные" документы, чертежи и т.п.
Такие файлы не существуют в системе сами по себе. Они привязаны к тем или иным процессам, точнее к их стадиям.
На определенных стадиях документы, для которых допустимо редактирование (в первую очередь DOC, XLS), претерпевают изменения ответственными исполнителями. Система хранит все версии исправлений таких документов.
Документы "живут" в рамках стадий тех или иных процесов.
Правила их движения могут быть строго формализованы.
Документы хранятся в базе данных и редактируются в сопоставленном приложении ответственными исполнителями.
Хранимые документы строго типизированы в системе.
Типы (договоры, акты, накладные и т.п.) определяются администратором.
Каждый тип документов имеет набор пользователь-ских ключевых характеристик, по которым можно осуществлять
поиск и фильтрацию.
Хранятся все версии редактируемых документов.
А для документов форматов MS Office обеспечивается возможность сравнения их версий.
КИЕВ
04080, Украина, г. Киев,
ул. Кирилловская
(бывш. Фрунзе), 19/21
+38 044 482-5585
ХАРЬКОВ
61001, Украина, г. Харьков
ул.Набережная Здоровья, 12,
2-й этаж
+38 057 777-7007
